مقدمة
في عالم الأعمال الصغيرة، يلعب البريد الإلكتروني دورًا حاسمًا في التواصل وإدارة الأعمال. ومع تزايد حجم رسائل البريد الوارد، يصبح تنظيمها بفعالية أمرًا ضروريًا لتحسين إنتاجيتك وتوجيه جهودك إلى المهام الأكثر أهمية. في هذا الدليل، سنقدم لك كيفية تنظيم بريدك الإلكتروني على Gmail بطريقة تتيح لك الوصول السريع إلى الرسائل وتوفير الوقت.
1. الفارق بين المجلدات والتسميات في Gmail
في بعض الأنظمة، يعتمد التنظيم على المجلدات، ولكن في Gmail نستخدم ما يُعرف بالتسميات. التسميات تشبه المجلدات ولكن بفوائد إضافية. يمكن للرسالة أن تحتوي على أكثر من تسمية، مما يتيح لك تصنيفها بشكل دقيق.
1.1 ما هو المجلد؟
المجلدات تُستخدم في أنظمة البريد الإلكتروني القائمة على المجلدات. تشبه المجلدات الملفات الورقية في خزانتك، حيث تحتفظ بالرسائل ذات الصلة. في Gmail، لا نعتمد على المجلدات.
1.2 ما هي التسمية؟
التسميات هي الطريقة التي يعتمد عليها Gmail في التنظيم. تشمل تسمياتك المألوفة مثل "الوارد" و "المهملات". يمكنك أيضًا إنشاء تسميات مخصصة لتنظيم رسائلك بطريقة تناسب احتياجات عملك.
2. كيفية استخدام التسميات
التسميات تساعدك في تنظيم بريدك بفعالية. في هذا القسم، سنقدم لك كيفية إضافة تسميات جديدة واستخدامها بشكل ذكي.
2.1 إنشاء تسمية جديدة
- انتقل إلى الشريط الجانبي في Gmail وانقر على "المزيد".
- اختر "إنشاء تسمية جديدة".
- قم بإدخال اسم التسمية وانقر على "إنشاء".
2.2 تطبيق التسميات
- اختر الرسالة التي تريد تسميتها.
- انقر على أيقونة "التسميات" (تبدو كعلامة) في أعلى الصفحة.
- اختر التسمية التي تريدها أو أنشئ تسميلا جديدًا.
3. الاستفادة من تنظيم Gmail بفعالية
باستخدام التسميات بذكاء، يمكنك تحسين تجربتك مع Gmail وزيادة إنتاجيتك. اليك بعض النصائح:
3.1 إضافة تسميات لتجميع الرسائل
قم بإنشاء تسميات تعكس أنشطتك اليومية. مثلا، "فواتير"، "مشاريع"، أو "عروض أسعار". ستساعد هذه التسميات في تجميع الرسائل ذات الصلة.
3.2 استخدام ألوان لتمييز التسميات
استفد من خاصية تلوين التسميات لتجعل التنظيم أكثر بصرية. يمكنك تعيين لون لكل تسمية حسب الأولوية.
3.3 إخفاء التسميات غير الضرورية
قم بإخفاء التسميات التي لا تحتاج إليها بشكل متكرر، لتبسيط واجهة Gmail الخاصة بك.
4. استخدام علامات الفهرسة في Gmail
يمكن استخدام علامات الفهرسة لتصفية الرسائل وتنظيمها. في هذا القسم، سنشرح كيفية استخدام علامات الفهرسة بفعالية.
4.1 إضافة علامة الفهرسة للرسائل
- اختر الرسالة.